Comment effectuer la procédure de clôture annuelle des comptes de l'entreprise ?

Introduction

En Thaïlande, la majorité des entreprises clôturent leur exercice financier le 31 décembre. Elles disposent ensuite de 150 jours pour finaliser leurs comptes et se conformer à l’ensemble des obligations comptables en vigueur.

Toutes les entreprises en Thaïlande, qu'elles soient actives ou inactives durant l'exercice, doivent se conformer aux obligations comptables en vigueur. 

Ce guide offre un aperçu du processus de clôture annuelle en Thaïlande, en détaillant les principales obligations, la préparation des états financiers, les procédures d'audit et l'organisation de l'assemblée générale annuelle (AGA).

Exigences relatives à la clôture annuelle des comptes de l'entreprise en Thaïlande

En Thaïlande, l'exercice fiscal d'une entreprise s'étend généralement du 1er janvier au 31 décembre. Toutefois, une entreprise peut opter pour un exercice différent, à condition qu'il ne dépasse pas 12 mois.

Le pays applique un système d'auto-évaluation fiscale, obligeant les entreprises à préparer et soumettre leurs déclarations fiscales dans les délais requis, ainsi qu'à s'acquitter de tout impôt dû.

La déclaration annuelle de l'impôt sur le revenu des sociétés en Thaïlande doit être déposée dans les 150 jours suivant la fin de la période comptable.

Quelle est la procédure à suivre pour la clôture des comptes annuels d'une entreprise pour l'exercice précédent ??

Pour clôturer ses comptes pour l'année fiscale, une entreprise doit préparer un ensemble d'états financiers. En Thaïlande, ces documents présentent les activités commerciales et les résultats financiers de l'entreprise pour l'exercice écoulé. 

Les états financiers annuels d'une entreprise thaïlandaise doivent comprendre les éléments suivants :

L'état de la situation financière

L'état de la situation financière, correspondant au « bilan » en Thaïlande, il offre une vue d'ensemble de la santé financière de l'entreprise. Il indique les actifs (les biens détenus), les passifs (les dettes) et les capitaux propres (la part du propriétaire). 

Compte de résultat

Le compte de résultat résume les recettes, les dépenses et le bénéfice ou la perte nette de l'entreprise. Il met en évidence les montants perçus et dépensés durant une période spécifique.

État des variations des capitaux propres

L'état des variations des capitaux propres présente les changements des capitaux propres d'une entreprise au cours de l'exercice précédent. Il inclut des informations sur le bénéfice net, les dividendes versés et toute autre modification des capitaux propres. 

Tableau des flux de trésorerie

Le tableau des flux de trésorerie détaille les mouvements de liquidités entrants et sortants d'une entreprise. Ce tableau reflète tout revenu généré par : 

• des opérations, 
• des investissements et 
• des investissements et des activités de financement

Autres informations requises

Les informations suivantes doivent également être incluses dans les états financiers :

• Critères de préparation des états financiers
• Description des méthodes comptables
• Informations complémentaires sur le bilan, le compte de résultat, le tableau des flux de trésorerie et l'état des variations des capitaux propres.

Une fois les états financiers préparés, ils doivent être contrôlés par un auditeur indépendant.

Chaque entreprise doit-elle faire l'objet d'un audit annuel ?

Dans le cadre des obligations comptables en Thaïlande, les états financiers de l'exercice précédent doivent être vérifiés par un auditeur indépendant et soumis au ministère du Commerce dans les 150 jours suivant la fin de l'exercice. 

Un audit indépendant en Thaïlande est requis pour garantir l'exactitude des états financiers et assurer leur conformité avec les réglementations en matière d'information financière. Cet audit doit être effectué par un auditeur certifié, et non par l'équipe comptable interne de l'entreprise.

Pour de nombreuses entreprises thaïlandaises, l'exercice fiscal se termine le 31 décembre, ce qui signifie que les états financiers audités doivent être soumis au ministère du Commerce avant la fin du mois de mai.

Lire plus :

Les entreprises thaïlandaises doivent-elles procéder à un audit annuel ?

Quand l'assemblée générale annuelle doit-elle se tenir ?

L'assemblée générale annuelle (AGA) est une obligation légale en Thaïlande. Chaque société doit organiser une AGA au moins une fois par an, conformément à la loi thaïlandaise sur les sociétés.

L'AGA doit être tenue dans les quatre mois suivant la fin de l'exercice financier de la société. Elle permet aux actionnaires de discuter et d'approuver les questions relatives aux activités de l'entreprise, y compris l'approbation des états financiers vérifiés.

Cette assemblée permet aux actionnaires d'examiner en détail le rapport du commissaire aux comptes. Ils ont l'opportunité de poser des questions, de demander des informations supplémentaires et des explications sur tout aspect des états financiers.

De plus, les actionnaires doivent voter sur la nomination de l'auditeur pour l'année à venir.

Conditions de convocation d'une AGA

Pour convoquer une AGA, les étapes suivantes doivent être suivies :

Avis de convocation

La société doit envoyer un avis officiel à tous les actionnaires, administrateurs et auditeurs. Cet avis doit préciser la date, l'heure, le lieu et l'ordre du jour de l'AGA.

Obligation de publication

Avant une modification récente du code civil et commercial thaïlandais (CCC), les sociétés thaïlandaises étaient tenues de publier un avis de convocation à leur assemblée générale annuelle dans un journal local et d'envoyer une invitation à tous les actionnaires inscrits au registre de la société au moins sept jours avant la date de l'assemblée (ou 14 jours pour les résolutions spéciales). Cependant, cette obligation a été levée, sauf si la société a un actionnaire détenant un certificat au porteur.

De nombreuses sociétés prévoient des mécanismes de convocation de l'AGA dans leurs statuts. Cependant, ces mécanismes peuvent être basés sur les exigences obsolètes de l'ancien CCC, qui imposait la publication d'un avis de convocation. Si une société n'a pas mis à jour ses statuts, elle doit encore se conformer à cette exigence de publication.

Ordre du jour de l'assemblée

L'AGA doit comprendre les points suivants :

• Approbation des états financiers vérifiés
• Nomination ou reconduction du commissaire aux comptes de la société
• Déclaration de dividendes (le cas échéant)
• Élection ou réélection des administrateurs (le cas échéant)
• Toute autre question statutaire ou liée à l'activité de l'entreprise

Exigences en matière de quorum

Le quorum doit être atteint pour que l'AGA puisse se tenir. En pratique, cela signifie qu'au moins un quart des actionnaires, ou des actionnaires détenant au moins un quart des actions émises, doivent être présents, en personne ou par procuration.

Vote et résolutions

Les résolutions sont adoptées à la majorité simple, sauf disposition contraire dans les statuts de la société. Certaines questions, telles que les modifications des statuts ou les réductions de capital, peuvent exiger un seuil de vote plus élevé, comme 75 %.

Procès-verbal de la réunion et déclaration de conformité

À l'issue de l'AGA, le procès-verbal de la réunion doit être enregistré et conservé dans les registres officiels de la société. 

Les états financiers approuvés, ainsi que les autres documents requis, doivent être soumis au ministère thaïlandais du Commerce dans un délai d'un mois à partir de la date de l'AGA.

Veuillez noter que les sanctions pour ne pas avoir organisé l'assemblée générale annuelle pour approuver les états financiers vérifiés dans les 4 mois suivant la fin de l'année fiscale sont les suivantes :

• Pénalités pour la société : amende n'excédant pas 20 000 THB
• Pénalités pour le(s) directeur(s) : amende n'excédant pas 50 000 THB

Quand le dépôt final doit-il être effectué ??

Une fois les états financiers approuvés par l'assemblée générale, le dossier final doit être soumis au ministère du Commerce. Ce dépôt doit être effectué dans le mois qui suit l'AGA et les documents suivants doivent être soumis :

• État financier vérifié
• Bilan
• Nom de la société
• Détail des administrateurs
• Liste des actionnaires
• Procès-verbal de l'assemblée annuelle
• Comptes de profits et pertes
• Type d'entreprise

Tous les documents doivent être rédigés en thaï, mais ils peuvent être préparés dans une autre langue, à condition d'être accompagnés d'une traduction en thaï.

Quand le paiement et le règlement de l'impôt sont-ils effectués ?

Une fois les états financiers vérifiés et approuvés lors de l'assemblée générale annuelle, l'entreprise doit s'acquitter du montant correspondant de l'impôt sur le revenu en même temps que la déclaration fiscale, si elle réalise des bénéfices.

Quelles sont les sanctions en cas de non-soumission des déclarations annuelles ?

Les personnes physiques ou morales ne respectant pas la réglementation comptable thaïlandaise s'exposent à une amende pouvant atteindre 200 000 THB.

De plus, selon la réglementation fiscale thaïlandaise, si la déclaration semestrielle de l'impôt sur les sociétés (PND 51) sous-estime les bénéfices imposables d'une entreprise de plus de 25 % par rapport à sa dette fiscale annuelle finale, une pénalité de 20 % sera appliquée sur la différence. En cas de déclaration incorrecte, une pénalité supplémentaire de 100 % peut être imposée, et en cas de non-dépôt de la déclaration, la pénalité peut atteindre 200 %.

Cependant, si le contribuable présente une demande formelle à l'agent du fisc, une réduction de la pénalité pouvant aller jusqu'à 50 % est possible.

Quelles sont les obligations de conformité pour les sociétés dormantes ?

Toutes les personnes morales et entreprises enregistrées en Thaïlande doivent tenir une comptabilité conforme et soumettre leurs documents annuels. Cette obligation s'applique à toutes les entités enregistrées, y compris celles qui sont inactives, n'effectuent aucune transaction ou n'exercent aucune activité commerciale au cours de l'année.

La clôture des comptes a-t-elle une incidence sur les permis de travail des employés étrangers en Thaïlande ?

La clôture des comptes de l'entreprise pour l'année précédente est particulièrement importante pour les entreprises qui embauchent des employés étrangers. 

Si le processus de clôture des comptes annuels n'est pas achevé à temps, la capacité de l'entreprise à renouveler les permis de travail des employés étrangers en Thaïlande peut s'en trouver affectée. 

C'est également le cas pour les entreprises bénéficiant de promotions du BOI Thaïlande (Board of Investment). Toutefois, si elles ne soumettent pas les rapports requis dans les délais impartis, elles risquent de perdre leur statut BOI Thaïlande et de ne plus pouvoir obtenir de permis de travail pour leurs employés étrangers en Thaïlande.

Clause de non-responsabilité

Cet article est fourni à titre d'information uniquement et ne constitue pas un conseil juridique ou fiscal.