Comment choisir votre cabinet comptable en Thaïlande

Introduction

Identifier le cabinet comptable idéal en Thaïlande constitue un défi majeur pour les entreprises. Le marché est fortement polarisé entre les grands cabinets internationaux, réputés mais onéreux, et les cabinets locaux, souvent limités dans la réalisation de tâches fondamentales comme les rapprochements bancaires. En conséquence, de nombreuses entreprises peinent à trouver un cabinet intermédiaire capable de fournir des services professionnels, une expertise du monde des affaires et une communication fluide en anglais , le tout à un tarif abordable.

Choisir le bon comptable revêt une importance essentielle, surtout dans un contexte où la Thaïlande accélère la numérisation de ses systèmes et où le ministère des Finances impose des normes de conformité comptable et fiscale de plus en plus strictes.

En Thaïlande, bien que de nombreux comptables se contentent de la simple gestion des livres et des documents financiers, les entreprises recherchent des partenaires capables de comprendre leurs activités et de leur offrir des conseils stratégiques en matière fiscale.

Comprendre la tarification des services comptables proposés

Lors du choix d’un cabinet comptable, il est essentiel de comprendre clairement sa structure tarifaire. La plupart des cabinets offrent des services mensuels incluant la tenue de la comptabilité pour suivre vos dépenses et revenus, ainsi que la soumission des déclarations fiscales mensuelles, telles que l’ impôt à la source et la TVA (pour les entreprises enregistrées à la TVA). En complément de ces services mensuels, il convient également de considérer les obligations de conformité annuelles et les rapports fiscaux.

La gestion de la paie est également un service proposé mensuellement. Il est donc important de vérifier la structure tarifaire associée. Étant donné le nombre de déclarations et de rapports requis tout au long de l’année, le devis doit être clair, détaillé et transparent, garantissant que toutes les obligations sont incluses sans frais imprévus.

Comprendre la méthode de tenue de la comptabilité

Lors du choix d’un cabinet comptable, il est essentiel de bien comprendre sa méthode de tenue des livres comptables. La tenue de la comptabilité est une tâche mensuelle qui doit être effectuée avec rigueur pour garantir l’exactitude des documents financiers. Il est fortement recommandé de vérifier que le cabinet utilise un plan comptable adapté à votre entreprise et qu’il enregistre toutes les dépenses de manière précise et conforme. 

Cette précision est essentielle, car certaines dépenses peuvent être classées dans différentes catégories, ce qui peut influencer le montant des impôts à payer par votre entreprise. Les grandes entreprises, quant à elles, utilisent souvent un plan comptable standardisé pour harmoniser la gestion de leurs activités à l’échelle mondiale. Il est donc important de s’assurer que le comptable est familiarisé avec ces pratiques et capable de comptabiliser correctement tout en fournissant des conseils sur les conséquences fiscales.

Pour tous les actifs de votre entreprise, des processus d’amortissement appropriés doivent être appliqués. De plus, chaque transaction doit faire l’objet d’un rapprochement complet, impliquant la comparaison des écritures avec le relevé bancaire et la vérification des justificatifs pour chaque transaction.

Le non-respect de ces normes peut entraîner des documents comptables incomplets. De nombreuses entreprises thaïlandaises prennent malheureusement des raccourcis en considérant les montants non rapprochés comme des prêts aux administrateurs, évitant ainsi la recherche des justificatifs nécessaires. Cela peut engendrer de graves conséquences, telles que des documents financiers erronés, des implications fiscales accrues, et des responsabilités potentielles pour les dirigeants.

Maîtriser la communication avec votre comptable

Les chefs d’entreprise étrangers doivent également s’assurer que le cabinet comptable choisi gère efficacement la communication et fait preuve de réactivité. En cas de questions sur des factures ou si des fournisseurs et clients demandent des documents ou des informations spécifiques, un comptable peu réactif, ne maîtrisant pas bien l’anglais ou difficile à joindre, peut causer des retards et des difficultés majeures.

Il est essentiel de comprendre le degré d’accessibilité des comptables. Sont-ils uniquement joignables par e-mail, ou offrent-ils des plateformes de messagerie telles que LINE ou WhatsApp pour une réponse plus rapide ? C’est un point essentiel, car les entreprises étrangères rencontrent souvent des difficultés pour contacter leur comptable assigné, et il arrive régulièrement qu’elles ne reçoivent pas de réponses à leurs e-mails. En Thaïlande, les comptables répondent généralement uniquement à certaines périodes, par exemple lors du traitement des déclarations mensuelles, lorsqu’ils peuvent nécessiter des informations complémentaires. Pour éviter cela, il est fortement recommandé de s’assurer que vous pouvez contacter votre comptable via des plateformes telles que WhatsApp ou Line pour une communication plus rapide. 

Un autre élément important est de vérifier si leur offre de services inclut un temps de conseil mensuel, vous permettant ainsi d’obtenir des réponses rapides à des questions courantes sans frais supplémentaires. 

Votre comptable propose-t-il des services de conseil ?

Pour de nombreuses entreprises, le rôle d’un comptable se résume principalement à la tenue des livres et aux déclarations fiscales. Cependant, dans la gestion d’une entreprise, il est nécessaire de considérer divers aspects complexes nécessitant l’expertise d’un professionnel. Il n’est pas rare que les clients posent rapidement des questions fiscales à leur comptable.

C’est pourquoi il est primordial de s’assurer que votre solution de comptabilité inclut des services de conseil. Idéalement, votre comptable devrait offrir un minimum de temps de conseil chaque mois et être disponible pour répondre aux questions courantes. Pour des questions plus complexes, un bon cabinet comptable devrait pouvoir fournir des services de conseil fiscal spécialisés ou collaborer avec des experts fiscaux ou des comptables d’autres juridictions.

Le comptable prend-il en charge la gestion de la paie ?

La gestion des salaires est souvent un service supplémentaire proposé par les cabinets comptables. Il existe deux principales raisons pour lesquelles il est recommandé de confier la gestion des salaires à votre comptable.

Tout d’abord, l’externalisation de cette fonction garantit la confidentialité. Les informations sensibles, comme les salaires des employés, sont sécurisées, ce qui prévient les fuites internes pouvant engendrer des tensions ou des conflits sur le lieu de travail.

Deuxièmement, en Thaïlande, la gestion des salaires comporte des obligations fiscales spécifiques que les employeurs doivent respecter. Ils sont responsables de la retenue à la source de l’impôt sur le revenu des personnes physiques et de la déclaration mensuelle de l’impôt. 

En plus de la gestion des déclarations fiscales, les cabinets comptables peuvent prendre en charge l’ensemble du processus de paie. Cela inclut le calcul des salaires mensuels, l’intégration des primes, des heures supplémentaires et des remboursements de frais, ainsi que la préparation de fiches de paie détaillées. Ils peuvent même gérer les remboursements des paiements si un système de paie est en place.

Comprendre la propriété des documents

Lors de la collaboration avec un cabinet comptable, il est important de déterminer si vous êtes le propriétaire de vos documents et logiciels comptables. De nombreux cabinets préparent les documents mensuels en utilisant le logiciel de leur choix. Cependant, il est essentiel de s’assurer que vous, en tant que client, conservez le contrôle de l’accès au logiciel et de tous les documents associés. Sans cela, vous risquez de perdre le contrôle de vos documents comptables.

Dans certains cas, les entreprises peuvent retenir des informations en cas de litige, les utilisant comme moyen de négocier des honoraires supplémentaires ou d’autres concessions. Pour éviter ces problèmes, il est fortement recommandé de conserver la pleine propriété de vos documents. Ainsi, si vous décidez d’intégrer vos processus comptables en interne ou de changer de fournisseur à mesure de la croissance de votre entreprise, la transition se fera en toute fluidité et sans complications.

Une autre question fréquente concerne ce qui se passe lorsque le comptable assigné à votre compte quitte l’entreprise. En l’absence d’une procédure établie, il peut y avoir des retards, voire des pertes d’informations lors du transfert. En conservant le contrôle de vos documents et de leur accès, vous pouvez minimiser ces perturbations et garantir que votre entreprise reste opérationnelle.

Votre comptable comprend-il vraiment votre entreprise ?

Ce critère est très important lors du choix d’un partenaire comptable. Un comptable qui maîtrise votre secteur d’activité et les spécificités de vos opérations peut vous fournir des conseils beaucoup plus pertinents et pratiques. Cela est particulièrement important pour les entreprises soumises à des exigences comptables spécifiques, telles que celles promues par le BOI ou celles opérant dans l’immobilier.

Comprendre la clôture annuelle

La clôture annuelle est une obligation pour toutes les entreprises thaïlandaises, qu’elles aient ou non généré des revenus. Il est essentiel de s’assurer que votre logiciel comptable inclut des services de clôture annuelle, car ce processus implique la préparation d’états financiers, d’un bilan et d’autres documents requis. En commençant la clôture annuelle à l’avance, vous disposerez de suffisamment de temps pour examiner les documents et apporter les ajustements nécessaires, garantissant ainsi leur exactitude et leur optimisation fiscale.

En Thaïlande, il est important de noter qu’un comptable ne peut pas agir en tant qu’auditeur pour une entreprise. Cependant, un cabinet comptable fiable peut recommander des auditeurs expérimentés avec lesquels il a déjà collaboré. Si votre comptabilité est bien gérée et que les clôtures mensuelles sont précises, l’audit annuel ne devrait pas poser de problème.

Votre comptable doit vous accompagner dans l’organisation de l’ assemblée générale annuelle (AGA), une obligation légale en Thaïlande. Une préparation minutieuse de l’AGA implique l’envoi des convocations en temps voulu, la collecte des signatures nécessaires et le respect des exigences spécifiques stipulées dans le Code civil et commercial. Des exigences supplémentaires peuvent également être incluses dans les statuts de votre société et les accords entre actionnaires. Il est important de ne pas négliger ces détails, car des AGA mal préparées peuvent entraîner des litiges avec les actionnaires minoritaires et des problèmes potentiels de responsabilité des administrateurs.

Votre comptable est-il familiarisé avec les prix de transfert et les consolidations ?

La conformité en matière de prix de transfert est devenue un élément de plus en plus important pour les entreprises opérant au sein de groupes multinationaux, car elle impose une documentation exhaustive justifiant le prix de toutes les transactions interentreprises. Ces entreprises doivent prouver que ces transactions sont effectuées à des prix de pleine concurrence et respectent les réglementations thaïlandaises et internationales en matière de prix de transfert. Votre comptable thaïlandais doit bien comprendre les règles locales et internationales sur les prix de transfert, y compris les exigences du ministère des Finances en matière de documentation et les obligations de divulgation annuelle des prix de transfert.

Pour les activités des filiales, votre comptable doit être capable de préparer des états financiers conformes à la fois aux normes comptables thaïlandaises (TAS) et aux normes internationales d'information financière (IFRS). En effet, de nombreux groupes multinationaux appliquent les IFRS pour leurs rapports consolidés. Cette double compétence est essentielle, car les normes comptables thaïlandaises et les normes IFRS comportent des différences significatives dans des domaines tels que la comptabilisation des revenus, le crédit-bail et les instruments financiers. Votre comptable doit gérer les ajustements de consolidation, préparer les états de transformation, documenter les transactions interentreprises, et collaborer efficacement avec les auditeurs du groupe tout en respectant les délais pour les rapports locaux et du groupe.

L'expertise en matière de consolidation de groupe et de prix de transfert est particulièrement importante dans la mesure où les filiales thaïlandaises font l'objet d'une surveillance accrue de la part des autorités locales et des sociétés mères en ce qui concerne leurs transactions interentreprises et la qualité de leurs rapports financiers.

Votre comptable est-il familiarisé avec l'optimisation fiscale ?

La gestion fiscale est un aspect primordial de la comptabilité, mais certains comptables locaux se concentrent encore principalement sur la tenue des comptes sans considérer les implications fiscales complètes. Certains comptables enregistrent uniquement les revenus facilement traçables, tels que les paiements par carte de crédit, sans documenter correctement les recettes en espèces et les dépenses associées. Cette pratique comptable incomplète est particulièrement préoccupante lorsqu'elle n'inclut pas de rapprochement des transactions avec les relevés bancaires. Par exemple, si les ventes par carte de crédit d'un restaurant sont enregistrées, mais que les ventes en espèces et les dépenses opérationnelles quotidiennes ne sont pas correctement suivies, cela peut entraîner une déclaration de revenus artificiellement élevée. L'entreprise risque alors des obligations fiscales excessives, car les recettes sont partiellement enregistrées tandis que les dépenses correspondantes ne figurent pas dans les comptes.

De nombreux comptables abordent les impôts uniquement comme une obligation déclarative et de paiement, sans considérer les opportunités d'optimisation fiscale. Cependant, une compréhension approfondie du droit fiscal et une planification stratégique peuvent souvent permettre de réduire efficacement les obligations fiscales. 

Votre comptable doit également surveiller activement vos revenus et vous aider à optimiser votre situation fiscale. Il doit s'assurer que votre entreprise maximise ses dépenses déductibles, car cela peut significativement réduire votre revenu imposable. Cependant, toutes les dépenses ne sont pas automatiquement déductibles, il est donc essentiel d'avoir un comptable compétent pour vous guider sur les dépenses éligibles et veiller à leur comptabilisation correcte.

En outre, à la fin de l'année, votre comptable devrait vous fournir une estimation de l'impôt sur le revenu à payer. Cette estimation vous permet d'examiner les opportunités d'optimisation, telles que l'ajustement des dépenses ou des déductions admissibles. Grâce à une planification appropriée et des conseils adéquats, vous pouvez réduire votre charge fiscale tout en respectant les obligations réglementaires.

Votre comptable travaille-t-il avec des avocats ?

Les cabinets comptables servent souvent de principaux points de contact avec les clients sur une base régulière, tandis que les avocats sont engagés de manière ponctuelle pour des cas spécifiques. Cette dynamique peut entraîner des situations où les clients demandent des conseils comptables sur des sujets tels que le droit du travail ou la gouvernance d'entreprise, particulièrement lorsque le comptable gère des tâches telles que la paie ou d'autres aspects administratifs.

Bien que certains cabinets comptables essaient de répondre à des questions juridiques pour attirer une clientèle supplémentaire, cette approche peut être risquée. En effet, tout comme vous ne sollicitez pas un avocat pour gérer votre comptabilité, vous ne devriez pas vous fier uniquement à un comptable pour des services juridiques. Bien que les comptables aient une compréhension de base du droit, cela ne garantit pas qu'ils puissent fournir des informations précises ou adaptées à vos besoins spécifiques.

Lorsque vous choisissez un cabinet comptable, il est préférable d'en trouver un qui collabore avec un cabinet d'avocats réputé ou qui est lié à celui-ci. Ainsi, toute question juridique sera rapidement transmise à des professionnels qualifiés, ce qui vous permettra de recevoir des conseils précis et fiables, sans risques inutiles.

Votre comptable est-il familier avec le BOI ?

Les entreprises bénéficiant de la promotion du BOI doivent respecter des obligations réglementaires strictes et des exigences de déclaration spécifiques. Votre comptable doit posséder une compréhension approfondie des exigences du BOI et des conditions spécifiques liées à votre certificat de promotion, notamment :

• Les seuils de dépenses minimales dans des catégories spécifiques, telles que la recherche et le développement, les machines ou la protection de l'environnement
• L'éligibilité à l'exonération fiscale pour certains biens et services
• Les procédures comptables spécifiques aux activités promues par le BOI
• Les exigences et délais pour les rapports périodiques
• La documentation précise des revenus et des dépenses éligibles dans le cadre de la promotion du BOI.

Une comptabilité rigoureuse est essentielle lors des audits du BOI, car les autorités vérifient en détail la conformité de vos documents financiers. Votre comptable doit régulièrement examiner votre certificat de promotion BOI et les conditions de votre licence d’entreprise étrangère afin de préserver vos avantages et votre conformité. De mauvaises pratiques comptables peuvent entraîner :

• Des retards dans l'obtention des autorisations et des permis
• Des contrôles fiscaux et des pénalités
• Une suspension ou une perte des privilèges du BOI (exonération fiscale et renouvellement du permis de travail)
• Un risque d'annulation de la promotion

Pour des informations supplémentaires sur la comptabilité du BOI en Thaïlande,
veuillez consulter notre article sur Les exigences du BOI en matière de comptabilité, de rapports et de conformité des entreprises.

Votre comptable est-il au courant de la comptabilité des sociétés immobilières ?

En Thaïlande, les sociétés immobilières ou détenant des actifs immobiliers sont soumises aux mêmes obligations comptables et fiscales que les autres entreprises. Même sans activité réelle, elles doivent respecter les exigences légales : déclarations d’impôt à la source, déclarations fiscales, les assemblées générales et l’ audit annuel , etc.

Les éléments importants à prendre en compte pour la comptabilité immobilière sont les suivants :

Comptabilisation et amortissement des actifs : Lorsqu'une société immobilière acquiert un bien immobilier, il est essentiel de comptabiliser correctement ces actifs dans les comptes de la société.

Éviter la sous-évaluation des actifs : Une pratique courante consiste à sous-évaluer les actifs pour réduire les frais de transfert lors de l'achat d'un bien immobilier. Toutefois, cette pratique peut avoir des conséquences imprévues, telles que des obligations fiscales plus élevées lors de la vente du bien.

Enregistrement à la TVA : Les sociétés immobilières dont l’unique objet est la détention de biens et qui n’emploient pas d’étrangers peuvent choisir de ne pas s’enregistrer à la TVA. En revanche, l’enregistrement devient obligatoire si le chiffre d’affaires annuel atteint 1,8 million THB ou en cas d’embauche de salariés étrangers. 

Activités commerciales et objet social : En Thaïlande, où il n'existe pas de statut pour les sociétés dormantes, les sociétés doivent maintenir un niveau minimum d'activité. 

Risques liés à l'utilisation de prête-noms : Bien que le comptable ne soit pas tenu de vérifier la légitimité des actionnaires, les sociétés possédant des biens immobiliers avec des actionnaires étrangers risquent d'être soumises à des enquêtes. Cela est dû à l'utilisation de prête-noms thaïlandais pour des actionnaires étrangers, ce qui peut entraîner des complications légales et réglementaires.

Une comptabilité rigoureuse pour les sociétés immobilières est essentielle pour protéger les actifs et éviter des charges fiscales ou des pénalités inutiles. Une comptabilité précise garantit une évaluation correcte des biens dans vos livres, minimisant ainsi les risques de sous-évaluation, ce qui pourrait entraîner des taxes accrues lors de la vente ou du transfert d'actifs.

Des registres complets protègent également votre entreprise en cas d'audit, d'enquête sur la détention d'actions par des prête-noms ou de contrôle préalable lors de la vente d'une entreprise. Cela permet d'éviter les amendes, les saisies d'actifs ou la responsabilité pénale potentielle des administrateurs.

Pour des informations plus détaillées sur la comptabilité des sociétés immobilières en Thaïlande,
veuillez consulter notre article sur La comptabilité pour les sociétés détenant des biens immobiliers en Thaïlande

Comment changer de cabinet comptable ?

Le coût et la qualité du service sont les principaux critères influençant le choix d'un nouveau fournisseur de services comptables. Le processus de transition est fluide, car votre nouveau cabinet comptable prendra en charge le transfert en collaborant directement avec votre fournisseur actuel pour rassembler toutes les informations et documents nécessaires. En pratique, le processus d'intégration prend généralement de quelques jours à deux semaines, en fonction de la complexité de votre entreprise, du volume de vos transactions et de l'état actuel de votre comptabilité et de vos déclarations fiscales. La plupart des cabinets comptables demandent un préavis d'un mois, et une fois la transition confirmée, le nouveau comptable commence généralement le mois suivant.

Le moment idéal pour changer de prestataire est le début d'un nouvel exercice fiscal, ce qui permet à votre ancien prestataire d’effectuer correctement la clôture de l’exercice. Cependant, si vous avez des doutes sur la compétence ou la rigueur de votre prestataire actuel, n’hésitez pas à changer immédiatement. Le processus de transition offre souvent l’opportunité au nouveau cabinet d’identifier d’éventuelles erreurs précédentes et de proposer des solutions, ce qui améliore votre gestion financière et renforce votre conformité.

Avant de changer de fournisseur, évaluez les besoins spécifiques de votre entreprise et assurez-vous que votre nouveau cabinet comptable peut fournir des services complets, tels que la tenue des comptes, la conformité fiscale, l’établissement de rapports financiers et les conseils aux entreprises. Un cabinet professionnel devrait gérer l’ensemble du processus de transition, en garantissant un transfert complet de toutes les données et documents financiers, avec un minimum de perturbations pour vos activités. Leur expertise et perspective externe peuvent généralement révéler des opportunités d’optimisation fiscale et d’amélioration des pratiques financières, ce qui profite à votre entreprise.

Nos réflexions

Le rôle d’un comptable ne se limite pas à la simple tenue des comptes et des déclarations fiscales. Il doit inclure des services de conseil qui répondent aux besoins réels de votre entreprise. Un partenaire comptable fiable doit assurer une communication réactive, en anglais ou dans la langue de votre choix, et démontrer une compétence dans les exigences spécifiques de votre secteur d’activité. Il doit également vous accompagner dans la gestion des questions de conformité locales et internationales. Que ce soit pour les exigences du BOI, la documentation sur les prix de transfert, la consolidation de groupe ou les déclarations fiscales standard, son expertise doit vous aider à rester en conformité tout en optimisant vos opérations commerciales.